インターンシップを辞退するには?連絡方法はメールでもいいの?

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インターンシップ辞退する場合は、「メールよりも電話の方がいいかな」と悩む方は多いです。また、インターンシップ辞退の連絡はいつまでにしたらいいかな、と気になる方も多いと思います。

今回はメールによるインターンシップの辞退方法やキャンセル方法を紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

インターン辞退の連絡はメールよりも電話のほうがいい

ゼミや部活、就活などがかぶってしまって、インターンシップを辞退する場合もあるかと思います。また、体調不良により辞退しなければいけないという場合もあります。

予定がわかった時点で、なるべく早く企業へ連絡することが望ましいです。無断で欠席したり、連絡しないのは、社会人として非常識に当たるのでやめましょう。

インターンシップ辞退の連絡手段としては、メールよりも電話の方が好ましい場合があります。

メールの場合は送信して相手に伝わるまで時間差がありますので、すぐに連絡を取らなければいけない場合は電話で連絡するようにしましょう。

インターンシップ辞退の連絡をいつまでにすれば良いかというのは、企業によって異なります。申し込む際に、事前にしっかりと確認しておきましょう。

インターン辞退の連絡をメールでする場合のポイントを解説

インターンシップの辞退をメールでする場合のポイントとしては、「件名には用件を記載する」「宛先はできるだけ詳細かつ正式名称で記入する」などのポイントがあります。

企業にはたくさんのメールが届きますので、件名にインターンシップを辞退する旨を記しておくと、担当者の見落としを防止することにもつながります。

また、企業へメールを送る際には、最初に宛先を明記し、その後に挨拶や本文へと入るようにしましょう。

宛先はくれぐれも正式名称を記入しましょう。株式会社を(株)と省略するのは失礼になりますので気をつけましょう。分かる場合は、部署名と担当者名もいれておくと、より見落としを防ぐことができます。

件名には用件を記載する

件名を記載しておくと、一目でどのような要件のメールが分かりますので、見落とし防止につながります。連絡が伝わっていないという事態を防ぐためにも、メールの件名には要件をしっかりと記載しましょう。

冒頭文は企業名とあいさつ文

宛先は正式名称を記入し、分かる場合は部署と担当者名まで入れましょう。部署と担当者の役職なども、省略せずに正式名称を記入するよう心がけましょう。

挨拶文は「お世話になっております」程度のもので構いません。

内容にはインターンシップを辞退する理由を記入

メールの内容としては、インターンシップを辞退する理由を書きましょう。体調不良の場合や、家庭の事情などの場合はそのまま伝えれば良いです。しかし、インターンシップが重なった場合など、そのまま理由を伝えると先方の印象を悪くしてしまう場合もあるので注意しましょう。 

締めには謝罪の言葉を記入

本文の締めには、企業の担当者に不快な印象を与えないために、謝罪の気持ちを表す言葉を入れておきましょう。電話でなくメールで連絡してしまった理由など、その理由がない場合は、メールでの連絡となってしまったのでも合わせて謝罪しましょう。

伝え方によっては悪い印象を与える場合があるので、気をつけましょう。

署名は「学校名」「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」等

文の末尾には署名を入れます。署名には「学校名」「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」等を正確に記入しましょう。

相手先の企業が連絡を取りたい場合などあるかもしれません。その際に連絡がつかないと、失礼になってしまいます。

電話番号や住所などは間違いがないように、相手にメールを送信する前に何度か確認しましょう。

インターンシップの辞退の連絡をメールでする際の注意点

インターンシップ辞退の連絡をする場合はいくつかの注意点があります。ここでは、その注意点を挙げていきますので、連絡をする場合には以下のことに気をつけましょう。

メールを送る時間帯には注意する

メールで連絡をする場合は、いつでも送ることができます。しかし、メール連絡の通知が個人の携帯電話へ転送される場合もありますので、朝早くや夜中などにはメールを送信しないように気をつけましょう。

電話で連絡する際も、業務を行っている昼間の時間帯に連絡をするように心がけましょう。緊急の時以外は、相手の立場に立って、失礼にならないような時間帯に連絡するのが社会人としてのマナーです。

メールの返信が来ない場合は電話で確認しよう

メールの返信が来ない時は電話で確認しましょう。メールでの連絡が、相手に伝わってないという可能性があります。

また、まずは電話で連絡して、その後メールで再度辞退の旨と謝罪の気持ちを送信するという方法もあります。

メールの返信が来ない場合は、担当者がメールを見逃してしまっていたり、迷惑フォルダに入ってしまっている可能性もあります。連絡ミスによるトラブルを避けるためにも、メールの返信が来ない場合は、電話で確認するという習慣をつけておいた方が無難です。

まとめ

インターンシップは、就活生にとって企業の業務内容を体験できるチャンスでもあります。しかし、ゼミや部活、体調不良なので行けなくなる可能性も考えられます。

もし辞退することになったら、早めにキャンセルの連絡をしましょう。インターンシップを辞退したからといって、必ず選考に影響があるというわけではありません。しかし、伝え方によっては相手に不快な印象を与え、悪い評価に繋がってしまう恐れもありますのでその点においては気をつけましょう。

相手は学生ではなく社会人ですので、しっかりとビジネスマナーを守ることを心がけましょう。

また、下記の記事では内定の辞退の仕方をご紹介しています。インターンシップの辞退の仕方と共に気になる事項ですので、興味のある方は是非読んでみて下さい。

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